Momento 4. Métodos para formular proyectos " ZOOP"

El Método ZOPP.

ZOPP es la sigla alemana de "Ziel Orientierte Project Planung" que quiere decir: Planificación de Proyectos Orientada a Objetivos.

El método ZOPP es aplicado en el análisis y el trabajo de planeamiento porque la experiencia ha mostrado que la cooperación es más fácil y exitosa cuando los participantes pueden ponerse de acuerdo sobre objetivos que han sido expresados en la forma más clara posible. 

El Método ZOOP, es un conjunto de principios, técnicas e instrumentos diseñados para facilitar la gestión de los proyectos, caracterizado por el énfasis que hace en la participación de los involucrados, la concreción de las acciones en productos verificables y la transparencia de las decisiones.

Sus principios y técnicas pueden ser especialmente útiles cuando el
analista requiere:

·         Analizar y organizar información disponible en relación con sus áreas de interés.

·         Tomar decisiones que involucren diferentes intereses y puntos de vista.

·         Diseñar proyectos.

·         Controlar la ejecución de los proyectos.

·         Comunicar y explicar el proyecto a otras personas.

Basado en: http://datateca.unad.edu.co/contenidos/301501/301501-1/leccin_1_qu_es_el_zopp.html

Ver video del método ZOOP

1.    1.     El Enfoque ZOPP se caracteriza por los siguientes principios:

• ·         La participación
• ·        El consenso
• ·         La transparencia 
•         La sistematicidad de la toma de decisiones
• ·         La flexibilidad

El ZOPP se apoya en cuatro técnicas básicas:

Técnicas Zopp

La organización exitosa de las reuniones.

La visualización de las discusiones

La instrumentalización de los análisis.

La documentación de las decisiones.

La organización exitosa de las reuniones:

El moderador juega un papel clave para el éxito del ZOPP. El ZOPP asume que la complejidad de los proyectos solo puede abordarse con éxito si se trabaja en equipo. Resolver problemas nos exigirá interactuar en grupos, integrados por personas con diversidad de intereses, experiencias y comportamientos. Para lograr un resultado efectivo los grupos se deben organizar de forma que sus integrantes se motiven para ser protagonistas del proyecto y promuevan consensos que faciliten la solución a los problemas, aún bajo situaciones de presión. Durante la planificación y ejecución de proyectos, es común encontrar dificultades que pueden poner en riesgo el cumplimiento de los objetivos.

Se espera que una buena moderación:

·         Aproveche al máximo el conocimiento de cada uno de los miembros del grupo y lo convierta en el conocimiento del grupo.

·         Facilite la identificación de las tareas al interior del grupo logrando mayor identidad de equipo.

·         Logre un mayor grado de información que facilite la comunicación entre los integrantes del grupo, haciéndola más libre y creativa.

·         Permita reconocer las diferentes competencias entre los miembros del grupo y así limite los posibles efectos que alteran el funciona-miento del grupo.

·         Genere en el equipo un clima tal, que se facilite la gestión de los conflictos.

·         Ofrezca un escenario de formación personal permanente.

·         Invite persistentemente a una actitud comunicativa, como punto de partida de la construcción colectiva.

La visualización de las discusiones.

La visualización de las ideas por medio de tarjetas que se fijan en un panel a la vista del grupo, es una técnica de participación que permite a los miembros del grupo estar permanentemente atentos al desarrollo de la discusión y facilita la consecución de acuerdos. Cada participante debe precisar sus ideas y escribirlas en tarjetas que se fijarán con alfileres o chinchones a un panel recubierto de papel, de modo que pueda retirarse al terminar la discusión. Cada tarjeta debe contener solo una idea, expresada de la forma más clara y precisa posible con el fin de que sea comprendida por cualquiera de los participantes sin necesidad de explicación adicional. La discusión se realiza alrededor de las ideas que figuran en el panel, redefiniendo y completando su significado, agrupándolas y separándolas de acuerdo con los objetivos de la reunión. Una vez la tarjeta aparece en el panel, deja de pertenecer a alguien en particular, para convertirse en una idea que pertenece a todo el grupo, el cual puede agregar nuevas ideas a las que han sido presentadas (nuevas tarjetas), fusionarlas o suprimirlas por consenso.

Cualquier modificación a las ideas reflejadas en el panel se considera competencia y responsabilidad del grupo.

La visualización por tarjetas es una técnica democrática que promueve la participación igualitaria de los integrantes, independientemente de su capacidad de expresión oral, o de su grado de poder al interior del grupo. En principio todas las tarjetas, tienen igual importancia, aún aquellas que expresan puntos de vista minoritarios, lo cual evita que se pierda alguna contribución.

Este principio permite al grupo centrar sus discusiones en las ideas y no en las personas.

La instrumentalización de los análisis.

El ZOPP ha desarrollado principios y técnicas que facilitan la realización
de los análisis y la toma de decisiones. Especial importancia revisten para el ZOPP los siguientes análisis e instrumentos, cuyo contenido estudiaremos en detalle más adelante:

Análisis	Instrumentos
Análisis de los involucrados	Matriz de análisis de involucrados
Análisis del problema	Árbol de problemas
Análisis de Objetivos	Árbol de Medios-Fines
Definición del Marco lógico	Matriz de Marco lógico Matriz de Planificación Operativa

LA DOCUMENTACIÓN

La documentación de las decisiones.

Para cumplir con sus principios de transparencia y eficiencia, el ZOPP considera que cada sesión de trabajo debe documentar-se. A medida que se da la discusión, las tarjetas se reorganizan en el panel con alfileres. Una vez concluye la discusión las tarjetas se fijan al forro de papel que cubre el panel, el cual se retira, se transcribe y se hace llegar a los participantes. La documentación de la sesión puede apoyarse también en otros medios (magnético o fotográfico).

2.     Momentos del  ZOPP

El éxito de un proyecto depende en gran parte del grado de compatibilidad que se logre entre las condiciones estructurales del entorno y el proceso de planificación del proyecto. Lo anterior implica que antes de definir los objetivos del proyecto, se requiere tener un completo conocimiento de las condiciones del contexto en el cual será ejecutado. Los proyectos son específicos para un tiempo y un espacio concretos, lo que implica que la planificación se debe sustentar en un detallado análisis de situación.

Análisis de Situación

Es un momento donde se seleccionan y priorizan los problemas y sus posibles soluciones, con la participación de todos los actores que están involucrados en el proceso. La interacción de los actores sociales que intervienen en este momento, se ve facilitada por la utilización de diversas herramientas que serán descritas en el taller correspondiente a cada paso del análisis.

Análisis de Involucrados

Este análisis no ocurre en un momento aislado del proyecto, sino que ocurre de manera continua desde el inicio y durante todo su desarrollo, pues los actores pudieran cambiar a lo largo del proceso, y de su compro-miso dependen la viabilidad y el éxito.

El análisis de involucrados apuntará, en primera instancia, a identificar a las personas, grupos e instituciones que se relacionen con el proyecto, logrando identificar sus intereses, potencialidades, limitaciones y las implicaciones de estos análisis sobre el proyecto mismo. Una vez definido el diseño del proyecto, se identificarán los intereses y funciones de cada uno de los involucrados en el proceso y las fases del proyecto en las cuales intervendrá.

Análisis de Problemas

Este momento comprende la aplicación de una serie de técnicas, realizadas con participación de los involucrados, con el fin de analizar una situación problemática. En el contexto de esta situación se identifican posteriormente los problemas principales, entre los cuales será escogido un problema central que dará origen al proyecto. Usando el árbol de problemas se visualizará las relaciones de causa y efecto de dicho problema central. En el taller de análisis de problemas y priorización revisaremos en detalle estos aspectos.

Análisis de Objetivos o de Medios Fines

Es un conjunto de técnicas utilizadas para describir aquella situación
futura que se espera lograr al resolver el problema. Los objetivos deben ser no solo deseables sino también realizables en la práctica. El análisis de problemas se utiliza como sustrato para el análisis de objetivos; mediante una conversión sucesiva de las situaciones adversas en situaciones favorables esperadas (negativo en positivo) se va estructurando un nuevo árbol, denominado árbol de medios fines o árbol de objetivos y en él, las relaciones entre un nivel y otro ya no serán de causa- efecto sino de medios- fines (ver guía de taller de árbol de objetivos). Este análisis permite establecer posibles alternativas para resolver el problema central.

Análisis de Alternativas

Es un conjunto de técnicas que permiten identificar soluciones alternativas a partir de diferentes combinaciones de medios fines, que pueden llegar a convertirse en estrategias del proyecto. Una vez se han formulado las diferentes estrategias que podrían ser útiles para resolver el problema, se aplican criterios de selección que permitan priorizar-las según las necesidades y las capacidades de los interesados.

Por último se decide la estrategia que será adoptada por el proyecto, y que es sustrato para iniciar el momento de diseño en el cual se aplica la MATRIZ DE MARCO LÓGICO. Entre los talleres encontrarás una guía para abordar este tema.

Diseño del Proyecto.

La matriz de planificación del proyecto MPP o MATRIZ DE MARCO LÓGICO MML es una herramienta que organiza la información más importante sobre el impacto que que-remos alcanzar (objetivos) y los medios que vamos a realizar para lograrlo (actividades y resultados). En su forma original se trata de una matriz de 4 x 4 (16 casillas), las cuales contienen los elementos básicos del enfoque de gestión por objetivos, para la ejecución de proyectos. Se organizan en cuatro columnas siguiendo una estructura lógica la cual conserva tanto una lógica horizontal como una lógica vertical entre sus componentes.

La primera columna de la izquierda contiene la estrategia del proyecto que en primera instancia es una hipótesis pues se refinará con el tiempo. La componen en orden de arriba abajo: el objetivo global, el objetivo del proyecto, los resultados y las actividades. La segunda columna contiene los indicado-res objetivamente verificables para el objetivo superior, el objetivo del proyecto y los resultados. En la tercera columna se escriben las fuentes de verificación para los diferentes indicadores mencionados. La cuarta columna contiene los supuestos que se deben cumplir en cada uno de los niveles. La casilla que contempla los costos y presupuesto está en relación inmediata lateral a la de las actividades. Se debe recordar que todos los elementos de la matriz guardan una estrecha relación y si se cambia uno de los elementos, se deben ajustar los demás.

3.     MATRIZ DE MARCO LÓGICO

Componentes del Proyecto	Indicadores	Fuentes de verificación	Supuestos
Objetivo Global
Objetivo del Proyecto
Resultado
Actividades.

·         El objetivo global, denominado por algunos el fin o la finalidad del proyecto, se refiere al beneficio general que obtendrá el grupo meta gracias al proyecto y a otro tipo de acciones. El ZOPP su-pone que el proyecto contribuye a este objetivo global pero por sí mismo no es capaz de garantizar su alcance completo.

·         El objetivo del proyecto es el efecto directo, atribuido al proyecto; es pues un resultado más inmediato al proyecto y se expresa como el beneficio específico logrado por el proyecto en el grupo Meta.

Lograr este cambio es responsabilidad del proyecto. En los proyectos
sociales este resultado puede ser una situación intangible (difícil de
medir directamente) que se logra a través de los productos tangibles
generados por el proyecto.

·         Los resultados son los productos, bienes o servicios generados por el proyecto. Se expresan siempre como hechos tangibles y cuando no lo son por sí mismos, se transforman en situaciones cuyo cumplimiento o entrega pueda verificarse. El análisis supone que la coexistencia de los resultados harán que se cumpla el objetivo del proyecto.

·         Las actividades son aquellas acciones y tareas que realiza el proyecto para alcanzar los resulta-dos. Para cada resultado habrá una o más tareas.

·         Los indicadores objetivamente verificables especifican, en términos precisos, la cantidad y calidad del cumplimiento alcanzado por cada uno de componentes; por esta razón constituye la base para el monitoreo y evaluación del proyecto.

·         Las fuentes de verificación especifican las personas, instituciones o bases de datos de don-de se piensa obtener la información para constatar el cumplimiento de los indicadores.

·         Los supuestos son factores externos al control del proyecto, que podrían condicionar su fracaso, por lo que deben ser cuidadosamente identificados.

·         El marco lógico se desarrollará detalladamente en otro capítulo.

Plan Operativo

Una vez se han tomado las decisiones generales, el ZOPP da comienzo a la planificación operativa, una etapa donde define en detalle los recursos requeridos (personal, equipamiento y presupuesto) y el tiempo necesario para realizarlos.

La planificación operativa se apoya en una herramienta denominada plan operativo, constituido por un grupo de instrumentos que permiten definir tiempos, personal, equipos, materiales, insumos y presupuesto que se necesita para ejecutar las actividades del proyecto.

La planificación operativa define, en forma concreta, qué tantos recursos se requieren para lograr los productos esperados y cuánto tiempo es necesario para realizar las actividades previstas. Implica entonces definir lo relacionado con el personal, el equipamiento el presupuesto y el cronograma. Debido a que los resultados están inmersos en la MPP, la planificación operativa está en estrecha relación con el diseño del proyecto. La planificación operativa se desarrolla con el plan operativo, el cual es un grupo de instrumentos de planificación para determinar tiempo, personal, equipos, materiales, insumos y presupuesto que se necesita para ejecutar las actividades del proyecto. El plan operativo contiene el plan de actividades y el plan de recursos y presupuesto.

Monitoreo y Evaluación (M y E)

La evaluación es una función básica de la gestión por proyectos dirigida
a garantizar su éxito. Consiste en observar y analizar la ejecución de un
proyecto con el propósito de aprender de la experiencia para mejorar la gestión de proyectos. Suele interesarse en la medición de los avances y el logro de los objetivos. La evaluación y el monitoreo deben ir de la mano con el sistema de información, el cual debe generar información confiable y oportuna para la comparación y la toma de decisiones.

Además de mantener la ejecución del proyecto en estrecha relación con
la planificación, la evaluación examina la estrategia del proyecto desde sus diferentes componentes respecto del problema y la afectación del grupo meta comparan-do los recursos consumidos y verificando así los avances y logros del proyecto.

La evaluación observa y registra continuamente la ejecución del proyecto, para hacer análisis y valoración de los datos e información obtenida, que permita adoptar medidas correctivas o rectificación del plan, hasta generar la documentación de la información interna y externa al proyecto. Con base en el seguimiento, el proyectista deberá cambiar la estrategia del proyecto cada que sea necesario.

La evaluación ocurre en tres momentos:

·         Evaluación ex – ante

·         Monitoreo

·         Evaluación ex –post

Desarrollar su sistema de evaluación exigirá al proyectista establece un
sistema de información, confiable y oportuno, que responda a las condiciones del proyecto.

4.     Fases para la formulación del proyecto basado en la metodología Zopp

Para formular un proyecto, el ZOPP propone varias actividades, que con fines didácticos podemos agrupar en seis fases:

1. La caracterización de la intencionalidad que mueve al proyectista

·         Caracterización del analista

·         Análisis de involucrados

2. Caracterización del problema: Actividades dirigidas a precisar el problema. Comprende los siguientes análisis:

·         Inventario de problemas

·         Priorización de problemas

·         Definición y delimitación del problema prioritario

·         Análisis causal del problema prioritario.

3. Análisis de las soluciones posibles. Incluye actividades dirigidas a examinar y comparar las diferentes posibilidades de solución:

·         Formulación de Objetivos

·         Análisis de alternativas

4. Diseño del marco lógico del proyecto. Comprende los análisis dirigidos a precisar los alcances de la solución elegida en la fase anterior.

·         Formulación del objetivo, el propósito, los resultados y las actividades.

·         Definición de Indicadores

·         Definición de fuentes de verificación.

·         Análisis de supuestos

5. Planeación operativa del proyecto. Implica definir y valorar en términos monetarios los recursos requeridos para adelantar el proyecto. Incluye el plan de actividades y el plan de recursos y presupuesto.

6. Viabilización del proyecto. Comprende un conjunto de actividades dirigidas a generar y garantizar los recursos y el respaldo social a la propuesta, producto de las acciones que el proyectista lleve a cabo según el análisis de involucrados.

Las fases anteriores van dirigidas a generar una propuesta viable y factible que el proyectista pueda ejecutar con las mayores posibilidades de éxito.

Estas actividades no son estrictamente secuenciales; con frecuencia los análisis que se van realizando obligan al proyectista a devolverse y ajustar decisiones previas. El ajuste permanente de decisiones anteriores es la expresión de que su proyecto está creciendo, y que en este proceso de desarrollo, decisiones que antes eran ajustadas le quedan ahora pequeñas.

Actividad

Elaborar una Webquest sobre la metolodología ZOOP descrita. 


Basado en: 

http://datateca.unad.edu.co/contenidos/301501/301501-1/leccin_2_principios_del_zopp.html

http://datateca.unad.edu.co/contenidos/301501/301501-1/leccin_5_fases_de_la_formulacin_del_proyecto.html

http://datateca.unad.edu.co/contenidos/301501/301501-1/leccin_5_fases_de_la_formulacin_del_proyecto.htmlformulacin_del_proyecto.html